Voorraad Volgsysteem (VVS)

Het kunnen volgen en traceren van (steriele) medische artikelen, implantaten, verbruiksartikelen, instrumenten en andere hulpmiddelen in de gezondheidszorg is van groot belang voor de patiëntveiligheid en een efficiënte bedrijfsvoering. Dit zijn exact de kenmerken van het CoperniCare Voorraad Volgsysteem (VVS).

Met het CoperniCare VVS realiseert het ziekenhuis:

  • 100% registratie en traceerbaarheid
  • Verbetering patiëntveiligheid
  • 90% – 100% daling op derving door expiratie
  • 25% – 40% besparing op voorraadwaarde
  • Verhogen efficiency
  • Recall met één druk op de knop
  • Automatische (her)bestelling via een koppeling met het ERP
  • Management rapportages per leverancier, per artikel en per afdeling, per operatie, en patiënt

Met andere woorden: meer efficiency, meer patiëntveiligheid, meer inzicht en rust op de afdeling!
Het CoperniCare VVS verdient zich vaak al binnen drie maanden terug!

Het VVS regelt de ontvangsten, het verbruik, voorraadbeheer en het bestellen van goederen (zoals implantaten) binnen OK- en interventieafdelingen. Deze activiteiten vormen de kern van het systeem.

Doordat het VVS schaalbaar is kunnen op eenvoudige wijze afdelingen en locaties binnen het ziekenhuis worden toegevoegd. Omdat bij ontvangst de prijs van het (steriele) artikel, de expiratie en het lotnummer eenmalig worden ingegeven, kan ieder item individueel worden gevolgd gedurende het gehele proces binnen de afdeling. Aan de hand van een unieke barcode worden wijzigingen binnen het VVS bijgehouden. Naast het beheren van (OK-)voorraden, wordt het verbruik gekoppeld aan een patiëntnummer en de voorraad automatisch gemuteerd. VVS bewaart geen privacygevoelige informatie, maar kan wel data exporteren naar een patiëntsysteem binnen het ziekenhuis voor verdere afwikkeling.

 

Het VVS biedt de volgende functionaliteiten:

  • Registratie van verbruikte medische hulpmiddelen (zoals implantaten)
  • Registratie van gebruikt instrumentarium (sets)
  • Genereren van besteladviezen (min-max)
  • Proactieve controle op derving door expiratie
  • Genereren besteladvies (MRP) en overzicht van openstaande bestellingen
  • Overzichtelijk dashboard met verschillende KPI’s
  • Klaarzetprotocollen gekoppeld aan voorraad
  • Inventarisatie (in eigendom en in consignatie)
  • Ondersteuning recall acties en Cycle counts
  • Aansturing labelprinters en barcode scanners
  • GS1, HIBC en EAN barcode parsing bij het aanmaken van labels
  • Koppelen van artikelen aan een locatie
  • Zoeken en vinden van artikelen op basis van verschillende zoektermen
  • Genereren BOM-lijsten (Bill of Material) inclusief de locatie van de artikelen
  • Retouren leverancier inclusief proactieve bewaking
  • Diverse operationele en management rapportages
  • Data koppeling met verschillende interne en externe systemen
  • Integratie met EPD en ERP (o.a. inkoopsysteem)
  • Koppeling met de GS1 Data Source Light

 

Voordelen van het Voorraad Volgsysteem

  • 100% registratie en traceerbaarheid van gebruikte en verwijderde implantaten
  • Structurele voorraadwaardering vastgelegd o.b.v. GS1-standaarden of HIBC standaarden
  • Verlaging van de OK-voorraad
  • Derving door expiratie geminimaliseerd
  • Volledig beheer van klaarzetprotocollen
  • Inzicht in verschil totale kosten voor eenzelfde behandeling door verschillende specialisten
  • Besparing op personeelskosten door optimalisatie logistieke processen
  • Zeer gunstige ROI (< 3 maanden)